Auweia, dein nächstes Interview steht an und es sind noch zahlreiche Punkte abzuarbeiten bevor es losgehen kann. Eigentlich hast du an alles gedacht …  oder? Heute möchte ich ein paar Punkte in Sachen Wiedervorlagesystem für Interviews und Planung ansprechen.

Wenn ich eines gelernt habe während meiner Zeit als Sekretärin im Anwalts- und Notariatsbüro – dann den Umgang mit Fristen und einem Wiedervorlagesystem. Hiervon können wir auch als Podcaster einiges lernen und für unsere Planung übernehmen.

Bei Anwälten ist es essentiell Fristen präsent zu haben, einzuhalten und entsprechende Schriftstücke rechtzeitig zu bearbeiten. Zwar gibt es auch Möglichkeiten bei Fristversäumnis – jedoch sind die Voraussetzungen hierfür sehr streng und ich persönlich habe in 5,5 Jahren nicht erlebt, dass ein solcher Wiedereinsetzungsantrag erfolgreich war. Just saying.

Das Anwaltsbüro, für das ich gearbeitet habe, arbeitet mit einem System das drei unterschiedliche Fristen nutzt:

• Genaufristen
• Notfristen
• Wiedervorlagen

Genaufristen sind diejenigen Akten/Vorgänge, die am selben Tag vorgelegt werden. Die Angelegenheit hat somit höchste Priorität.

Notfristen werden für diejenigen Akten/Vorgänge angeordnet, die am selben Tag vorgelegt, aber eventuell zeitversetzt bearbeitet werden. Notfristen fallen meist bei laufenden Gerichtsverfahren an und sind mit erhöhter Priorität zu bearbeiten.

Wiedervorlagen betreffen die Akten, die von Zeit zu Zeit vorgelegt und eventuell bearbeitet werden. Hierfür gibt es keine Vorlage- oder Bearbeitungspflicht am selben Tag. Viele dieser Akten wurden regelmäßig auf ein anderes (in der Zukunft liegendes) Wiedervorlage-Datum verfügt.

Aber nun zum eigentlichen Thema. Ein Wiedervorlagesystem ist auch super hilfreich für Podcaster und könnte besonders bei folgenden Punkten unterstützend unter die Arme greifen:

• Veröffentlichungstage im Blick behalten
• Interview- bzw. Produktions-Tage hervorheben
• Erinnerung an offene Punkte

So startest du am besten

Wenn du mit dem System bisher noch nicht gearbeitet hast, gebe ich dir im nachfolgenden Text gerne ein paar Tipps mit auf deinen Weg.

Welche Schritte sind einzuplanen?

Am Anfang gilt es eine Bestandsaufnahme anzufertigen und auch ein bisschen zu träumen. Wofür möchtest du das System nutzen und welche einzelnen Schritte sind hierfür einzuplanen bzw. wirklich notwendig? Ein paar Vorschläge hierzu findest du weiter unten beim Punkt „Checkliste“. Welche Punkte es bei dir sind, ist eine sehr individuelle Sache. Bei deinem eigenen Prozess helfen keine allgemein gültigen Tipps sondern oft nur ausprobieren. Try and error.

Wie viel Zeit benötigst du für die einzelnen Schritte?

Nachdem du dir darüber klar geworden bist, wofür du das System nutzen kannst und möchtest – und was die einzelnen Schritte sind – geht es an die zeitliche Planung. Gibst du dir 2 Tage oder 7 um deine Podcastfolge zu finalisieren? Hier könntest du beispielsweise mit Vorfristen arbeiten. Also zum Beispiel eine Woche vor Veröffentlichung bereits die Folge aufnehmen und dir die restlichen 7 Tage Zeit nehmen, um den Rest „abzuarbeiten“.

Plane Pufferzeit ein

Ein Tipp, den ich immer zu berücksichtigen versuche, ist Pufferzeiten einzuplanen. Es gibt zwar Menschen, die brauchen den Druck um gute Ergebnisse abzuliefern – ich gehöre jedoch eher zu denjenigen Menschen, die lieber ein bisschen Pufferzeit haben, um noch 1-2 Nächte drüber zu schlafen und möglichst in Ruhe zu korrigieren, was es zu korrigieren gibt.

Pufferzeiten bieten sich auch für weitere Herausforderungen an. Denn nicht immer sind Ansprechpartner direkt erreichbar. Manchmal sind sie auch im Urlaub, haben tagelang keinen Empfang oder sind schlichtweg krank. Und nicht immer will die Technik so wie der Benutzer.

Du wartest auf Rückmeldung? Plane auch das gerne mit ein. Wie viel Zeit gibst du der jeweiligen Person zum antworten? Wann ist der Zeitpunkt, bis du erneut nachfragst? 3 Tage? 2 Wochen?

Plane Erinnerungen 2-3 Tage vor „Fristablaufs-Tag“ ein

Eine Sache habe ich aus der Anwaltskanzlei auf jeden Fall fürs Leben mitgenommen: Wenn du einen Fristablauf hast, lege die Akte/den Vorgang mindestens 2-3 Tage vorher vor. Diese Erinnerung unterstützt den Punkt „Pufferzeiten einplanen“ in eindrucksvoller Weise. Für mich war es in der Kanzlei essentiell genau das zu berücksichtigen.

Wie viel Pufferzeit du hier einplanst ist wiederum sehr individuell. Für mich waren 2-3 Tage ideal. Dies ist auch genau die Zeit, die ein Brief ungefähr mit der Post unterwegs ist.

Nutze ein Farbsystem für verschiedene Fristen

Je nachdem, ob du digital oder analog planst, kann dir ein Farbsystem ebenfalls dabei helfen, Ordnung in Terminangelegenheiten und deine Organisation zu bringen. Mein digitaler Terminkalender ist beispielsweise mittlerweile sehr bunt und jede Farbe hat ihre Bedeutung. Fristabläufe sind bei mir rot, weil sie besonders wichtig sind. Geburtstage hingegen sind türkis. Beide Farben fallen extrem gut auf. Termine, die ich auf dem Schirm haben möchte, die mich aber nicht direkt betreffen habe ich grau hinterlegt – weil die Farbe besonders unauffällig ist.

Jedoch gilt auch hier: Was für mich funktioniert, muss noch lange nicht für dich funktionieren. Auch hier gilt es dein eigenes System zu finden. Erlaubt ist, was für dich funktioniert.

Lege für dich Regeln fest und leg los

Aber nicht nur beim Termin-Kalender ist das Farbsystem extrem hilfreich. Ich habe beispielsweise mein Trello-Board (webbasiertes Projektplanungs-Tool) komplett mit Labels farbig markiert, um schneller sehen zu können worum es sich handelt. Hier habe ich beispielweise Labels für Kunden, Interessenten und Zusammenarbeit in verschiedenen Farben angelegt, um diese direkt auf einen Blick unterscheiden zu können.

Denn gerade, wenn ich mehrere Vorgänge habe, kann es leicht unübersichtlich werden. Farben helfen mir hier als zusätzliche (visuelle) Unterstützung.

Checkliste

Eine entsprechende Checkliste für dein Wiedervorlage-System könnte so aussehen:

Vorbereitung:

• Termin mit Interview-Gast vereinbaren
• Terminbestätigung von Interview-Gast da?
• Interview-Gast mit Link versorgt (bei digitaler Aufzeichnung des Interviews)
• Liegt Handynummer von Interview-Gast vor (für Notfälle)?
• Instruktionen an Interview-Gast geschickt

Durchführung:

• Trinken bereit gestellt
• Ersatz-Kopfhörer zur Verfügung
• Zettel und Stift griffbereit
• Hintergrund ordentlich
• zeitlicher und inhaltlicher Rahmen mit Interview-Gast geklärt
• Ladekabel liegt bereit
• Akkus aufladen (Kopfhörer, Mikro, Laptop etc.)
• Kamera säubern
• Handy im Flugmodus, leise gestellt oder ausgeschaltet

Nachbereitung:

• weiterführende Links und Foto vom Interview-Gast für Werbemaßnahmen anfordern
• Interview einplanen
• Interview schneiden und bearbeiten
• Werbemaßnahmen vorbereiten
• Werbemaßnahmen finalisieren
• Interview-Gast über geplante Veröffentlichung informieren
• Interview-Gast im entsprechenden Beitrag verlinken (wenn möglich)

Nutzung für weitere Bereiche

Übrigens organisiere ich mit meinem Wiedervorlagesystem auch Kunden-Termine und -Angelegenheiten in meiner Selbstständigkeit.

Nachdem ich ein Kennenlerngespräch hatte lege ich ein Wiedervorlage-Datum fest. Das verfällt eventuell, wenn sich der potentielle Kunde von selbst meldet, denn dann brauche ich denjenigen nicht mehr darauf anzusprechen.

Wenn ein Kundentermin vorbei ist, trage ich den neu vereinbarten Termin direkt als Frist ein – oder einen Wiedervorlagetermin, wenn ich auf Terminvorschläge oder weitere Informationen warte.

Wenn ein potentieller Kunde anklopft oder sich eine Zusammenarbeit anbahnt, bekommt auch dieser Vorgang eine Wiedervorlage-Frist von mir. Kurz vor dem Urlaub, mitten in anderen Projekten, erst noch den eigenen Online-Kurs fertig stellen – manchmal passt einfach der Zeitpunkt (noch) nicht.

Es ist zwar ein bisschen Arbeit das System zu pflegen, hilft mir jedoch sehr dabei den Überblick über all das zu behalten was gerade ansteht. Schließlich nutzt das beste System nichts, wenn es nicht gepflegt bzw. umgesetzt wird.